Ao contrário do que muitos imaginam, declarar os gastos com obras no Imposto de Renda
não é suficiente por si só. A Receita Federal exige que toda
benfeitoria que altere o valor do imóvel seja comprovada de forma
documental. E anotações em cadernos, estimativas ou planilhas sem
respaldo fiscal não são aceitas em caso de fiscalização. “Todos os
valores declarados são passíveis de comprovação perante o auditor fiscal
da Receita se o contribuinte for intimado a isso. Então é necessário
ter esses documentos guardados para não sofrer nenhuma sanção se a
intimação ocorrer”, afirma David Leite, sócio da Blue3 e diretor
contador da Contabilidade da Bolsa.
O primeiro passo, segundo especialistas ouvidos pelo E-Investidor,
é reunir todas as notas fiscais de materiais, emitidas obrigatoriamente
em nome do proprietário do imóvel. Elas devem detalhar os itens
adquiridos — como pisos, tintas, móveis planejados embutidos, sistemas
hidráulicos, elétricos, entre outros. No caso de contratação de mão de
obra, notas fiscais de prestadores de serviço também são exigidas. Se o
serviço foi realizado por um profissional autônomo, como um pedreiro ou
eletricista, o recibo precisa conter CPF, a descrição dos serviços
prestados, datas e valores.
Outro documento que dá respaldo formal à reforma são os contratos com
empreiteiras, arquitetos ou engenheiros. Eles demonstram a contratação e
o escopo do trabalho. Orçamentos, e-mails trocados, plantas,
cronogramas e demais arquivos complementares também devem ser
arquivados. Nos casos de intervenções estruturais, é necessário guardar
os projetos técnicos e plantas assinados por profissionais com registro
no CREA (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia) ou CAU (Conselho
de Arquitetura e Urbanismo).
E não adianta ter os comprovantes fiscais sem os comprovantes de
pagamento correspondentes. Transferências via TED ou PIX, comprovantes
de boletos quitados ou extratos bancários que demonstrem a saída dos
valores ajudam a fechar o elo entre a documentação fiscal e o desembolso
efetivo. Sem eles, há risco de questionamento mesmo com a nota fiscal
em mãos.
Prazo para guardar a documentação
A legislação determina que os documentos que respaldam o Imposto de
Renda devem ser guardados por cinco anos a partir da data de entrega da
declaração. No entanto, no caso de reformas, especialistas em
contabilidade e direito tributário recomendam manter esses papéis até o
momento da venda do imóvel. Isso porque, na hora de apurar o ganho de
capital, só poderão ser abatidos os valores devidamente comprovados.
“Jogar fora a nota da obra é como rasgar dinheiro. Mesmo após cinco anos
mantenha todos os documentos até a alienação definitiva do imóvel”, diz
Gabriel Santana Vieira, advogado especialista em direito tributário e
sócio-proprietário do Grupo GSV.
A lógica é simples: ao vender um imóvel por valor superior ao que
consta na declaração, o contribuinte deve pagar imposto sobre a
diferença, que é tratada como ganho de capital. Entretanto, esse valor
pode ser reduzido caso reformas feitas ao longo dos anos tenham sido
devidamente registradas e comprovadas. Quem não possui a documentação,
mesmo tendo realizado a obra, pode ser impedido de incluir esse custo no
cálculo — e, consequentemente, pagar imposto maior.
Há ainda casos em que reformas são realizadas em imóveis herdados,
doados ou em comum com outros proprietários. Nessas situações, a
organização documental é ainda mais relevante porque pode haver
necessidade de comprovação conjunta, partilhada ou judicial, dependendo
da configuração do imóvel e do relacionamento entre os proprietários.
“Enquanto for proprietário do bem, manter a documentação
indefinidamente. Isso porque, caso a Receita questione o valor declarado
ou a evolução patrimonial, o contribuinte precisará comprovar o custo
de aquisição atualizado pelas benfeitorias”, enfatiza Marcos Piellusch,
professor da Fia Business School.
Guia rápido: documentos do imóvel – o que guardar e por quanto tempo
| Item |
Orientações práticas |
| Documentos |
Notas fiscais, recibos, contratos, projetos, alvarás, comprovantes de pagamento, fotos. |
| Prazo mínimo de guarda |
Cinco anos após a entrega da declaração que utilizou os documentos (geralmente após a venda do imóvel). |
| Prazo ideal de guarda |
Indefinidamente, até a venda ou alienação do imóvel. |
| Por que é importante? |
Evita aumento indevido do imposto, glosas fiscais, multas e questionamentos da Receita. |
| Reformas por conta própria |
Guarde notas fiscais dos materiais e a descrição detalhada da obra. Fotos ajudam na comprovação. |
Cruzamento de dados
O aumento da digitalização no sistema da Receita também significa
maior capacidade de cruzamento de dados. Informações sobre transações
bancárias, emissão de notas fiscais eletrônicas e movimentações de bens
já são frequentemente analisadas por algoritmos que identificam
inconsistências. Por isso, guardar os comprovantes em meio físico e
digital, com backup seguro, se torna uma medida de prudência. “Se o
contribuinte declara que reformou o imóvel, mas não consegue comprovar,
ele pode cair na malha fina, ser autuado e ter que pagar multa e juros;
pode ter dificuldades para defender patrimônio numa futura venda, e de
enfrentar problemas, inclusive, para herança ou inventário do bem”,
completa Vieira.
Outro ponto importante: reformas que envolvam modificações na planta
original, ampliações ou construção de áreas externas muitas vezes
precisam de aprovação da prefeitura local. A ausência de regularização
pode gerar multas e embargos, além de inviabilizar o uso dessas
benfeitorias para fins de valorização do imóvel no IR.
Para quem já realizou a reforma e não guardou os documentos, ainda é
possível tentar reunir parte das provas, solicitando segunda via de
notas fiscais ou recuperando comprovantes de transferências bancárias.
Mas o ideal é se organizar desde o início da obra, como se estivesse se
preparando para uma eventual auditoria.
Fonte! Chasque (post) de Murilo Melo, publicado no dia 04 de junho de 2025, no E-Investidor / Estadão. Abra as porteiras clicando em: https://einvestidor.estadao.com.br/educacao-financeira/quanto-tempo-guardar-documentos-imposto-de-renda-reforma-imovel/
